1. Introductie en doel
Deze pagina beschrijft de procedure van Dstny om ernstig wangedrag te melden via het Dstny Speak Up klokkenluidersysteem.
Het doel van Dstny Speak Up en deze gids is:
- Mensen aansporen om wangedrag zo snel mogelijk te melden, wetende dat we hun klacht ernstig nemen, grondig onderzoeken en in alle vertrouwen behandelen.
- Mensen adviseren hoe ze een melding kunnen doen.
- Mensen verzekeren dat ze hun zorgen kunnen uiten zonder negatieve gevolgen, ook als ze het niet bij het rechte eind hebben.
- De procedure toelichten voor de behandeling van meldingen van klokkenluiders.
2. Scope
De volgende mensen kunnen gebruikmaken van het klokkenluidersysteem om (een vermoeden van) ernstig wangedrag te melden:
- Elke medewerker in een professionele context, bv. werknemers, zelfstandigen, vrijwilligers, stagiairs, directeurs, leden van het bestuur van Dstny, aandeelhouders van Dstny en leden van toezichthoudende organen;
- Derden, bv. onafhankelijke leveranciers en (onder)aannemers;
- Ex-medewerkers en toekomstige medewerkers, ofwel iedereen die een klacht in een professionele setting i.p.v. een privécontext wenst neer te leggen.
Dstny moedigt aan om ernstige inbreuken te melden via Dstny Speak Up. Toch benadrukken we ook dat het systeem een vrijwillig alternatief is voor andere kanalen, bv. aanspreken van lokaal bestuur, HR-verantwoordelijken, hoger bestuur of juridische adviseurs.
Dstny spoort medewerkers aan om gebruik te maken van het klokkenluidersysteem en alle klokkenluiders te beschermen die te goeder trouw een klacht neerleggen. Deze mensen zullen niet anders behandeld worden of andere gevolgen dragen.
Het klokkenluidersysteem is geen noodlijn. Elk probleem dat een onmiddellijke bedreiging inhoudt, zoals een bedreiging voor iemands gezondheid of leven, moet via de gebruikelijke noodnummers gemeld worden.
Vormen van ernstig wangedrag in de werkomgeving:
- Chantage
- Pesterijen
- Belangenvermenging
- Corruptie
- Discriminatie
- Schriftvervalsing
- Fraude
- Gezondheid / Veiligheid / Milieu
- Wangedrag
- Inbreuken op beleid / procedures
- Seksueel grensoverschrijdend gedrag
- Diefstal
- Inbreuken op de gedragscode
3. Hoe melden?
Elke melding is te rapporteren via Dstny Speak Up op https://eu.deloitte-halo.com/whistleblower/website/destiny
Mensen kunnen wangedrag melden in verschillende talen: Nederlands, Engels, Frans, Deens en Zweeds.
Het klokkenluidersysteem is een onafhankelijke service die wordt uitbesteed aan Deloitte, als een externe en onafhankelijke derde partij. Deze service is 24/7 toegankelijk.
Na screening en beoordeling van de melding, wordt het rapport doorgestuurd naar een vertegenwoordiger van Dstny. Deze persoon zal de melding verder onderzoeken.
4. Anonimiteit
Al wie een incident wil rapporteren of een klacht wil neerleggen, is vrij om zelf de mate van anonimiteit te bepalen:
- Mensen kunnen ervoor kiezen om hun identiteit kenbaar te maken, alsook hun persoonlijke betrokkenheid bij het incident.
- Mensen kunnen ervoor kiezen om hun identiteit enkel te delen met Deloitte als derde partij, die deze informatie niet zal delen met Dstny.
- Mensen kunnen volledig anoniem blijven door hun identiteit niet te delen met Dstny of Deloitte. Om een foute interpretatie van de feiten te vermijden, blijft het wel belangrijk om zoveel mogelijk informatie te delen. De klokkenluider kan anoniem communiceren via het Halo-platform om het incident toe te lichten, zonder persoonlijke gegevens prijs te geven.
5. Feedback
Volgens de richtlijnen van de Europese Raad heeft Dstny 3 maanden de tijd om elk rapport op te volgen en terug te koppelen (met de mogelijkheid om dit te verlengen tot 6 maanden voor externe kanalen, als dit voldoende gemotiveerd kan worden).
Vertegenwoordigers van Dstny zullen feedback geven over de voortgang van de procedure of de genomen beslissing wat betreft het gerapporteerde wangedrag.
Iedereen heeft vrije toegang tot het Dstny Speak Up-platform, zonder beperkingen. Nadat de melding is ingediend, krijgen mensen een gebruikersnaam en wachtwoord. Zo kunnen ze de voortgang van hun zaak op elk moment raadplegen, feedback doornemen of eventueel nieuwe informatie toevoegen.
FAQ
Waarom moet ik wangedrag melden?
Om van Dstny een eerlijke, veilige en rechtvaardige werkplek te maken. Wangedrag kan een negatief effect hebben op de werkomgeving en op reputaties. Door dit te melden, kan je geld helpen besparen door fraude te detecteren en ervoor zorgen dat mensen zich veilig voelen op het werk.
Kan ik anoniem blijven?
Of je wel of niet anoniem blijft wanneer je Dstny Speak Up gebruikt, kies je zelf. Je kan je identiteit geheimhouden of zeggen wie je bent. Wel moedigen we aan om je identiteit te delen, aangezien dit het verdere onderzoek vaak makkelijker maakt. Het kan ook zijn dat je niet anoniem kan blijven omdat je identiteit valt af te leiden uit de informatie die je deelt.
Wil je toch anoniem blijven, dan zal Dstny Speak Up erover waken dat dit gebeurt. Alle informatie zal vertrouwelijk blijven, tenzij Dstny Speak Up door de wet gebonden is om die te delen.
Wat gebeurt er als ik een melding doe?
Je hoeft je naam niet te delen met Dstny Speak Up, tenzij je dat wenst. Je melding wordt enkel geïdentificeerd aan de hand van een referentienummer, tenzij je je naam vermeldt.
Welke informatie moet ik geven aan Dstny Speak Up?
Geef Dstny Speak Up zoveel mogelijk informatie. Zoals:
- Namen van betrokkenen
- Namen van getuigen
- Datum, tijd en plaats van het incident
- Eventuele bewijzen
- Informatie over geld of activa
- Hoe vaak het incident zich heeft voorgedaan
Wat als ik een vermoeden heb, maar niet zeker ben?
De meeste vormen van wangedrag worden blootgelegd door mensen die niet zeker zijn van de feiten. Je wordt niet geacht om op de hoogte te zijn van alle details. Het volstaat om te melden wat je wél weet.
Word ik verder betrokken nadat ik een melding doe?
Zodra je een melding gedaan hebt, word je daar niet verder bij betrokken. Heb je achteraf nieuwe of bijkomende informatie of wil je een aanpassing doen aan je rapport, dan kan je dit doen door in te loggen via je referentienummer en wachtwoord. Je kan dit ook doen door contact op te nemen met de service. Hou hiervoor je referentienummer bij de hand.
Hoe snel wordt Dstny op de hoogte gebracht als ik een melding doe?
Dstny Speak Up zal een rapport opmaken voor een vertegenwoordige bij Dstny binnen één werkdag na ontvangst van de melding. Is je melding van kritiek belang, dan wordt deze informatie onmiddellijk doorgegeven aan Dstny.
Krijg ik een beloning als ik wangedrag meld?
Nee, je krijgt geen beloning om wangedrag te melden via Dstny Speak Up.
Word ik beschermd tegen vergelding als ik een incident meld?
Is er een redelijk vermoeden dat de informatie van de klokkenluider waar is op het moment van de melding en valt deze informatie binnen de scope van het Whistleblowing Directive? Dan zal Dstny bescherming bieden tegen mogelijke vermelding aan al wie de informatie gedeeld heeft, in overeenstemming met de wet.
Hoe vaak kan ik Dstny Speak Up contacteren?
Je kan Dstny Speak Up zoveel contacteren als je wil om een vermoeden van wangedrag te melden.
Worden de politie of rechterlijke instanties op de hoogte gebracht van meldingen?
Alle informatie die binnenkomt via Dstny Speak up, wordt doorgegeven aan een vertegenwoordiger van Dstny. Als deze persoon beslist dat het noodzakelijk is om actie te ondernemen, kan het zijn dat de politie of andere instanties op de hoogte worden gebracht.
Volgt er na elke melding een onderzoek?
Of er een onderzoek plaatsvindt, hangt af van meerdere factoren, zoals de informatie die voorzien werd, de details, eventuele documenten en het beleid van Dstny. Dstny zal bepalen welke actie er verder genomen wordt. Alle meldingen over materiële zaken worden tijdens vergaderingen met de interne auditcommissie besproken.
Welke persoonlijke gegevens verzamelt Dstny Speak Up over mij en anderen?
Wanneer je contact opneemt met Dstny Speak Up, bepaal je zelf of je ook persoonlijke gegevens meedeelt. Dat geldt ook voor informatie over andere betrokkenen bij het incident.
Hoe gaat Dstny Speak Up om met persoonlijke informatie?
Dstny Speak Up gebruikt en verwerkt persoonlijke gegevens alleen in het kader van deze service. Dstny Speak Up zal deze informatie vrijgeven aan Dstny, zodat Dstny actie kan ondernemen. Daarnaast deelt Dstny Speak Up de gegevens wanneer de wet of regelgevende instanties daarom vragen.