1. Introduction et objectif
Cette page décrit la procédure de Dstny pour le signalement d'infractions graves par le biais du système de dénonciation Dstny Speak Up.
Les objectifs de Dstny Speak Up et de ce guide sont les suivants :
- Encourager les personnes à signaler tout soupçon d'infraction grave dès que possible en sachant que leurs préoccupations seront prises au sérieux et feront l'objet d'une enquête le cas échéant et que leur confidentialité sera respectée.
- Fournir aux personnes des conseils sur la manière de faire part de leurs préoccupations.
- Rassurer les personnes sur le fait qu'elles doivent être en mesure de soulever de véritables préoccupations sans crainte de représailles, même si elles s'avèrent erronées.
- Définir la procédure de traitement des rapports effectués par les dénonciateurs par le biais du système de dénonciation de Dstny.
2. Champ d'application
Le système de dénonciation peut être utilisé par les personnes suivantes pour signaler des infractions graves ou des suspicions d'infractions graves :
- Tous les travailleurs dans un contexte professionnel, c'est-à-dire les employés, les travailleurs indépendants, les bénévoles, les stagiaires, les directeurs, les membres du conseil d'administration de Dstny, les actionnaires de Dstny et les membres des organes de surveillance ;
- Les entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs tiers indépendants ;
- Les anciens et futurs travailleurs, c'est-à-dire toutes les personnes qui signalent des infractions dans un contexte professionnel et non privé.
Dstny encourage les infractions graves à être signalées par le biais de Dstny Speak Up. Cependant, il est souligné que le système est une alternative volontaire aux canaux internes ordinaires, par exemple la direction locale, le responsable RH local, la direction du groupe ou le service juridique du groupe.
Dstny encourage son personnel à utiliser le système de dénonciation et à protéger tous les dénonciateurs qui font un rapport de bonne foi, etc. Ces personnes ne feront l'objet d'aucun traitement défavorable ni d'aucune conséquence négative.
Le système d'alerte n'est pas une ligne d'urgence. Tout problème constituant une menace immédiate, c'est-à-dire une menace pour la santé, la vie, etc. doit être signalé par les voies d'urgence ordinaires.
Types de fautes graves sur le lieu de travail :
- Pots-de-vin
- Intimidation
- Conflit d'intérêts
- Corruption
- Discrimination
- Contrefaçon
- Fraude
- Santé/Sécurité/Environnement
- Mauvaise conduite
- Violation de politique/procédure
- Harcèlement sexuel
- Vol
- Violation du code de conduite
3. Signaler
Les personnes peuvent signaler une mauvaise conduite par le biais de Dstny Speak Up à l'adresse suivante https://eu.deloitte-halo.com/whistleblower/website/destiny
Les personnes peuvent signaler une faute professionnelle en plusieurs langues : danois, néerlandais, anglais, français et suédois.
Le service de dénonciation est indépendant et sous-traité à Deloitte, en tant que tierce partie externe et indépendante de Destiny. Ce service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Après examen et évaluation du rapport, celui-ci est transmis à un représentant de Dstny, qui poursuivra l'enquête.
4. Anonymat
Les personnes qui signalent un incident/une faute sont libres de choisir le niveau d'anonymat qu'elles souhaitent conserver :
- Les personnes peuvent choisir d'être entièrement connues et de fournir des informations sur leur identité et leur implication dans l'incident qui est signalé.
- Les personnes peuvent choisir de partager leur identité ou leurs coordonnées avec Deloitte, en tant que tierce partie, qui ne partagera pas ces informations avec Dstny.
- Les personnes peuvent choisir de rester totalement anonymes et d'assurer leur sécurité en ne divulguant pas leur identité à Dstny ou à Deloitte. Il est important de fournir autant d'informations que possible, afin d'éviter toute désinformation. Toutefois, le dénonciateur pourra communiquer par le biais de la plateforme Halo et fournir les clarifications nécessaires à son cas, sans avoir à partager ses informations privées lors de la divulgation.
5. Feedback
Conformément aux directives du Conseil européen, Dstny a l'obligation de répondre et de donner suite aux rapports des dénonciateurs dans un délai de 3 mois (avec la possibilité d'étendre ce délai à 6 mois pour les canaux externes dans des cas dûment justifiés).
Les représentants de Dstny leur feront part de leurs réactions concernant les progrès réalisés ou la décision prise à l'égard de la faute signalée.
Les personnes peuvent accéder librement à la plateforme Dstny Speak Up, sans aucune restriction. Après avoir soumis leur déclaration, elles recevront un nom d'utilisateur et un mot de passe qui leur permettront d'accéder au site web et de lire les commentaires sur leur cas ou, le cas échéant, d'ajouter de nouvelles informations et preuves à leur dossier précédent.
FAQ
Pourquoi devrais-je dénoncer un comportement fautif?
Pour contribuer à faire de Dstny un lieu de travail juste, sûr et honnête. Un tel comportement peut avoir un effet négatif sur l'environnement de travail et sa réputation. En signalant un comportement fautif, vous pouvez contribuer à économiser de l'argent en détectant les fraudes et à garantir la sécurité des personnes dans leur environnement de travail.
Puis-je rester anonyme?
C'est à vous de décider si vous voulez rester anonyme ou non lorsque vous contactez Dstny Speak Up. Vous pouvez rester anonyme ou dire à Dstny Speak Up qui vous êtes, mais nous vous encourageons à vous identifier car cela facilite souvent le processus d'enquête et de résolution. Parfois, il se peut que vous ne puissiez pas rester anonyme car votre identité peut être apparente pour Dstny Speak Up ou Dstny à partir des informations que vous donnez.
Dstny Speak Up essaiera d’assurer votre anonymat si c’est l’options que vous choisissez. Dstny Speak Up gardera confidentielles toutes les informations que vous donnez sur vous-même au sein de Dstny Speak Up. Par contre, Dstny Speak Up les divulguera si la loi l'exige.
Que se passe-t-il lorsque je dépose un rapport?
Vous n'êtes pas obligé de donner votre nom à Dstny Speak Up, sauf si vous le souhaitez. Votre rapport ne sera connu que par un numéro de référence, à moins que vous ne choisissiez de donner votre nom à Dstny Speak Up..
Que dois-je dire à Dstny Speak Up?
Communiquez à Dstny Speak Up tout ce que vous pouvez. Par exemple :
- Les noms des personnes impliquées
- Noms des témoins éventuels
- La date, l'heure et le lieu de l'incident.
- Détails de toute preuve
- Argent ou biens concernés
- Fréquence de l'incident
Que faire si je soupçonne quelque chose d'anormal, mais que je n'en suis pas sûr?
La plupart des cas signalés sont découverts grâce aux tuyaux de personnes honnêtes qui ne sont pas sûres de leurs dires. Nous ne nous attendons pas à ce que vous connaissiez tous les détails. Il suffit de signaler ce que vous savez.
Serai-je impliqué après avoir signalé un incident?
Une fois que vous avez fait votre rapport, vous n'avez plus besoin d'être impliqué dans le rapport. Toutefois, si vous disposez d'informations nouvelles ou complémentaires, ou si vous souhaitez apporter une modification à un rapport précédent, vous pouvez vous connecter au site web à l'aide du numéro de référence et du mot de passe qui vous ont été communiqués lors de votre rapport initial. Vous pouvez également contacter le service et indiquer le numéro de référence.
Dans quel délai Dstny sera-t-il informé après un signalement?
Dstny Speak Up fournira un rapport à un représentant dédié de Dstny dans un délai d'un jour ouvrable après votre signalement. Bien entendu, si vous signalez quelque chose de très important à Dstny Speak Up, le rapport sera immédiatement transmis à Dstny
Serai-je récompensé si je signale un cas de mauvaise conduite?
Non, il n'y a pas de récompense pour avoir signalé une faute à Dstny Speak Up.
Serai-je protégé contre les représailles si je signale un comportement répréhensible?
S'il y a des motifs raisonnables de croire que les informations du dénonciateur sont vraies au moment de la dénonciation et que ces informations entrent dans le champ d'application de la directive sur la dénonciation, Dstny protégera contre d'éventuelles représailles les personnes qui ont correctement signalé ces informations conformément à la législation en vigueur.
Combien de fois puis-je contacter Dstny Speak Up?
Vous pouvez contacter Dstny Speak Up autant de fois que vous le souhaitez pour signaler une faute présumée.
Les forces de l'ordre sont-elles informées des rapports faits à Dstny Speak Up?
Les informations signalées à Dstny Speak Up sont transmises au représentant de Dstny qui est chargé de traiter les cas de fautes. S'il ou elle décide qu'une action est nécessaire, il ou elle peut alors notifier le service de maintien de l’ordre approprié si cela s'applique.
Y aura-t-il un processus d'enquête après chaque signalement?
L'ouverture d'une enquête dépend d'un certain nombre de facteurs, dont les informations fournies, les détails, la documentation et la politique de l'entreprise Dstny. Dstny décidera des mesures à prendre lorsqu'elle recevra le rapport. Tous les rapports sur des questions importantes seront portés à l'attention du comité d'audit interne du groupe lors de ses réunions régulières.
Quelles sont les informations personnelles recueillies par Dstny Speak Up sur vous ou sur d'autres personnes?
Lorsque vous contactez Dstny Speak Up, vos données personnelles seront recueillies si vous souhaitez les fournir, ainsi que toute autre information pertinente sur toute autre personne impliquée dans la démarche.
Comment Dstny Speak Up utilisera-t-il ou divulguera-t-il les informations personnelles?
Dstny Speak Up n'utilisera et ne divulguera les informations personnelles que dans le cadre de la fourniture de ce service à vous et à Dstny. Dstny Speak Up divulguera les informations qu'il collecte à Destiny afin que ce dernier puisse agir sur votre rapport lorsque la loi ou une autorité de régulation l'exige.