Telefoneren in de cloud: hoe en wat

Telefoneren zoals op kantoor, met je vaste en mobiele telefoontoestel en je computer geïntegreerd, via een centrale die draait in een cloudomgeving: dat is cloudtelefonie in een notendop.

Maar hoe gaat het precies in zijn werk? En hoe kun je het inzetten om je klanten nog beter van dienst te zijn? Dat leggen we hieronder uit.

Cloudtelefonie is een vorm van Unified Communications as a Service (UCaaS): het integreert allerlei manieren van communiceren – we bellen, videobellen en chatten via vaste en mobiele telefoons en computers, en dat via één platform dat je niet zelf in een lokaal of een kelder hebt staan, maar dat je als het ware huurt van een derde partij. Een heel verschil met pakweg veertig jaar geleden, toen je nog een echte fysieke telefooncentrale nodig had om vlotjes live met je klanten en collega’s te kunnen overleggen. Wilde je iemand spreken, dan nam je de hoorn van de haak, wachtte op de kiestoon en draaide of drukte het nummer van je contactpersoon – de telefoon, daar moest je het maar mee doen.

Ook vandaag wordt er nog druk over en weer getelefoneerd. Veel bedrijven hebben dan ook nog een fysieke telefooncentrale, beter bekend als een PBX-telefoonsysteem (Private Branch Exhange) dat alle interne telefoons met elkaar verbindt, maar er ook voor zorgt dat je met de buitenwereld kunt bellen. Alleen hoef je die dure telefooncentrale helemaal niet meer in huis te hebben. Je hoeft hem dus niet te kopen, en moet vooral niet meer zorgen voor het dure beheer, de beveiliging of de bijbehorende extra servers: dankzij het internet kan je in plaats van die hardware gewoon een telefooncentrale in de cloud nemen. Al je gesprekken lopen dan niet alleen over het internet, ze doen dat via de server van een host – zoals Dstny. En die ene telefooncentrale in de cloud zorgt meteen ook voor alle telecomverkeer in je bedrijf, ongeacht of je op één locatie werkt of vanuit je vijf, tien of twintig andere vestigingen. Thuiswerken? Ook geen probleem: je cloudcentrale kan het allemaal aan.

Benieuwd naar de vele voordelen van een telefooncentrale in de cloud? Download hier onze gratis whitepaper en lees er alles over.

Je spaart ook niet enkel een dure aankoop en dito beheer van een fysieke telefooncentrale uit als je een cloudcentrale neemt: je hoeft ook geen assortiment vaste telefoontoestellen te kopen, omdat je collega’s elkaar en jullie klanten gewoon kunnen bereiken via hun computer (door middel van een zogenaamde softphone) en hun smartphone. Ze genieten allemaal van één geïntegreerd cloud communications-platform waarmee ze vlot communiceren en samenwerken, en dat bovendien alle functionaliteiten heeft die je werknemers gewoon waren van hun vaste telefoontoestellen op kantoor. Fixed Mobile Convergence of FMC heet dat, het samenvoegen van je vaste en je mobiele toestel. Hoe dat precies in zijn werk gaat en wat de voordelen zijn, lees je in deze blog.

Lees hier meer over cloud communications

Bijna alle cloudtelefoonplatforms maken tegenwoordig gebruik van VoIP (Voice over Internet Protocol). Dat is een technologie die ervoor zorgt dat – de naam zegt het al – je spraak via het IP-netwerk gestuurd wordt. Concreet: je stem wordt gedigitaliseerd en in digitale  pakketjes naar de ontvanger verstuurd langs het internet of een lokaal netwerk; vervolgens wordt het geluid gedecodeerd en weer omgezet in spraak. Dat gebeurt natuurlijk allemaal razendsnel.

Je kan nog altijd kiezen om je VoIP-systeem via een inhouse PBX te laten lopen – een kast in je serverlokaal, zeg maar. Maar het is nog makkelijker om je telefooncentrale gewoon via de cloud te doen werken.

Een cloudcentrale heeft heel wat voordelen, maar om de voornaamste even te noemen:

• Prijs: het is vooral goedkoper dan een klassieke telefooncentrale, want je hoeft niet meer te investeren in hardware die sowieso altijd een houdbaarheidsdatum heeft – de software in de cloud groeit als het ware mee, en je hebt altijd toegang tot de laatste nieuwe versie. Je hoeft ook geen extra toestellen te kopen voor elke werknemer, want ze communiceren gewoon met hun computer (laptop of desktop) en smartphone.
• Flexibiliteit (1): als je iemand nieuw aanneemt, voeg je diens profiel gewoon even toe met een klik op de knop. Gedaan met lange ingewikkelde processen.
• Flexibiliteit (2): je werknemers zijn niet meer afhankelijk van een fysieke plek om hun werk te doen. Hun telefoon hebben ze wél nog altijd nodig, maar met telefoon bedoelen we niet het fysieke toestel, wél het eigen nummer en de voorkeuren. Zolang ze maar een internetverbinding hebben, kunnen ze vlot met elkaar communiceren. En dat is een enorm voordeel in deze thuiswerktijden.

Maar het zijn ook vooral de integraties met andere softwaretoepassingen die een VoIP-centrale écht de moeite waard maken. Over die voordelen van VoIP lees je alles in deze blog.

Kan iedereen zomaar een IP/VoIP-telefooncentrale installeren? Ja en nee. Je moet wel degelijk aan een stel technische voorwaarden voldoen. Hier krijg je meer uitleg over de toestellen en het netwerk dat nodig is om met een IP/VoIP-centrale te werken.