Télétravail : trois conseils pour rester en contact avec votre entreprise

Comment communiquer vos décisions d’entreprise et vos mises à jour à vos collègues et vos clients maintenant que tout le monde travaille à distance ?  Organisez tous les jours une réunion vidéo regroupant une petite cellule de communication avec des collaborateurs issus de chaque équipe.  Veillez à ce qu’ils informent également leurs collègues par la suite.

Un exemple ? Chez Dstny, nous doublons temporairement les données mobiles de nos clients pour faciliter le travail à distance. Nous avons d’abord discuté des modalités de ces mesures avec les membres de notre équipe lors du conference call quotidien. Ceux-ci ont alors briefé leurs collègues via le chat ou par vidéo.  Ainsi, chaque membre de notre équipe – du technicien IT au collaborateur en marketing – partage le même message à nos clients. En outre, nous communiquons aussi la mesure sur nos blogs et dans nos mailings : nos clients et nos partenaires savent donc exactement à quels services s’attendre.

Pour qu’un video call avec plusieurs participant(e)s se déroule de manière optimale, il convient de respecter quelques règles de communication. Assurez-vous que l’ordre du jour est clair et qu’il a été transmis au préalable. Nommez un modérateur qui surveillera tous les écrans et désignera la personne qui a la parole. Seule la personne qui a la parole allumera son microphone : vous éviterez ainsi de vous interrompre. Si quelqu’un souhaite prendre la parole, il lève la main ou indique dans le chat qu’il a quelque chose à dire. Et comment faire comprendre que vous êtes d’accord avec les propos d’un collègue ? Un simple émoji « pouce » dans le chat suffit.

Comment rester accessible à la maison pour vos clients comme si vous étiez en plein effectif au bureau ?

Au sein de Dstny, nous communiquons grâce à une solution de softphone, c’est-à-dire un logiciel de téléphonie qui permet d’appeler, de chatter ou de se réunir virtuellement depuis n’importe quel PC, tablette ou smartphone, et ce dans un réseau dans le Cloud personnel et fermé. Cette technologie est une véritable bénédiction pour le télétravail. 

Nos lignes fixes et les smartphones de nos collègues sont connectés dans le Cloud via un central téléphonique. Il est ainsi très facile de transférer les appels, où que l’on se trouve et quel que soit le support utilisé pour communiquer. Le central téléphonique est géré avec efficacité à distance depuis un portail en ligne. Nous installons un menu de sélection pour les personnes qui appellent et nous déterminons quel est le collègue qui reçoit l’appel. Si celui-ci n’est pas disponible, une fonctionnalité en cascade permet de renvoyer automatiquement l’appelant vers un autre collaborateur, selon la question que le client a posée via le menu de sélection. Dès lors, il est essentiel que les options du menu de sélection soient correctement paramétrées afin que les clients reçoivent directement de l’aide de la bonne personne.

En outre, chacun de nous garde un oeil sur ses collègues, ses clients et ses projets via son écran de PC. Et la liaison avec les collègues qui travaillent à domicile ?  Le portail nous indique directement qui peut décrocher. Notre client a une question sur un projet en cours ? Dans le CRM intégré, nous consultons la mise à jour du statut, nous voyons immédiatement qui s’en charge parmi nos collègues et nous effectuons le transfert. C’est un véritable soulagement pour nos clients, parce qu’ils savent qu’ils auront tout de suite la bonne personne en ligne.

Sans oublier les outils collaboratifs du softphone.  Quand nous les utilisons, c’est comme si nous étions dans la même pièce : nous nous voyons, nous partageons nos écrans et nos notes, et nous nous envoyons des commentaires via le chat. C’est une solution très pratique, mais aussi sécurisée, parce que nous ne travaillons pas avec des systèmes ouverts.

Nous avons partagé un guide à l’intention de nos clients afin qu’ils puissent aussi intégrer le softphone à leur solution dans le Cloud. Ainsi, tous leurs collaborateurs travaillant à domicile pourront discuter en toute sécurité et à partir d’un portail centralisé, créer des conférences et des appels vidéo, vérifier la disponibilité d’un collègue, et surtout : se transférer facilement les appels. Nos clients souhaitent réduire le nombre d’utilisateurs par la suite ? C’est réglé en un clin d’oeil !

Comment donner aux collègues en télétravail l’accès aux données d’entreprise cruciales ? Chez Dstny, tout le monde - de n'importe où - se connecte à notre réseau privé d'entreprise avec un client VPN sur un pare-feu dans le Cloud. Chaque personne a ainsi accès aux données dont elle a besoin et elle a le droit de le faire, grâce à l'authentification intégrée dans notre Active Directory.  Ils peuvent donc accéder à toutes les informations et applications de notre réseau privé, où qu'ils se trouvent. Nous sécurisons ce réseau au moyen d’une solution dans le Cloud, afin de ne pas dépendre de pare-feux locaux. Cela signifie que nous pouvons communiquer et travailler en toute sécurité à tout moment, en tout lieu et à partir de n'importe quel appareil. Et maintenant que chacun d'entre nous se connecte à notre réseau depuis un endroit différent, nous avons ajusté notre bande passante. Lorsque la plupart de nos collègues sont de retour au bureau, nous le réduirons à nouveau tout aussi facilement.

Vous avez des questions ou vous désirez des conseils sur la manière d’améliorer rapidement et facilement le télétravail de vos collègues ? Appelez-nous : nous sommes toujours joignables, malgré la situation de ces dernières semaines.