VoIP? Dit zijn de voordelen voor je bedrijf

Voice over IP of VoIP staat voor Voice over Internet Protocol. Simpel gezegd: bellen over het computernetwerk.  Je sluit je telefooncentrale of telefoontoestel niet meer aan op het telefoonnetwerk, maar direct op het internet - via elke bestaande internetverbinding. Met VoIP zitten je telefonie en internet dus op hetzelfde netwerk. Bij Dstny kan je zelfs gebruik maken van een telefooncentrale in de cloud.

Vroeger hadden bedrijven een aparte infrastructuur voor hun telefonie en hun computernetwerk. Bellen deed je via een kabel naar een telefooncentrale, internetten via een aparte netwerkkabel die op je computernetwerk was aangesloten. Al je werknemers hadden hun eigen kabels nodig. Als je bedrijf meerdere kantoren had, moest je per fysieke vestiging ook een eigen telefooncentrale voorzien. Voor bedrijven die steeds groter werden of meerdere vestigingen hadden, was die situatie onhoudbaar.

Een eerste optimalisatie bestond eruit om die combinatie van analoge met digitale telefooncentrales te vervangen door één overkoepelende hoofdcentrale. Waarbij de telefoons verbonden waren met deze centrale via VoIP en dus via het computernetwerk. De toegang naar je operator en de buitenwereld was nog steeds op basis van de oude ISDN technologie. Die oplossing was best duur en niet heel schaalbaar. Afhankelijk van je aantal werknemers had je meerdere ISDN-lijnen nodig met meestal ook de nodige extra hardware op je centrale. Vaak kon de telefooncentrale deze hardware niet aan en diende je dus een nieuwe aan te schaffen.

De laatste jaren wordt ISDN dan ook hoe langer hoe meer vervangen door VoIP. Gedaan met de ISDN-lijn naar je operator, met VoIP hergebruik je jouw internetconnectie om met het publieke telefoonnetwerk verbinding te maken. Sterker nog, je kan hierbij kiezen voor een telefooncentrale in de cloud en alle voordelen die deze met zich meebrengt.

VoIP heeft een hoop voordelen tegenover de klassieke telefonie.

• Kostenefficiëntie. Eerst en vooral: VoIP is een pak goedkoper. Je telefooncentrale heeft geen 100.000 aansluitingen meer nodig voor alle telefoons of je ISDN verbindingen met je operator. Dat scheelt in aankoop-, beheer en onderhoudskosten.
• Schaalbare oplossing. Een VoIP-verbinding met je operator is ook een pak schaalbaarder dan de klassieke telefoonlijnen. Je kan makkelijk over dezelfde aansluiting extra kanalen bestellen, zonder dat er nieuwe infrastructuur nodig is. In het geval van een VoIP-centrale in de cloud, heb je al helemaal geen grenzen. Je laat deze volledig meegroeien of inkrimpen - afhankelijk van je noden.
• Vlot telewerk. Kies je voor een VoIP-telefooncentrale in de cloud? Dan kun je makkelijker van op afstand communiceren en samenwerken. Omdat ze in de cloud draait, kunnen je gebruikers er vanop eender welke locatie gebruik van maken. Op VoIP-telefooncentrales kun je bovendien ook je mobiele telefonie integreren. Je collega’s zijn dan op hun vaste telefoonnummer bereikbaar via hun mobiele toestel. Neemt iemand even niet op, dan gaat het gesprek over naar een collega of de receptie. Je collega’s kunnen naar hartenlust bellen en surfen, waar en wanneer ze maar willen. In deze tijden van telewerk en toenemende mobiliteit kan dat tellen.
• Focus op veiligheid - Ook op vlak van veiligheid zit je goed met VoIP. Uiteraard moet je je bedrijfsnetwerk met een firewall tegen cyberrisico’s beschermen, maar VoIP heeft geen groter risico op datalekken dan klassieke netwerken. Bovendien hebben de meeste providers ook de nodige beveiliging ingebouwd in hun netwerk om fraude te voorkomen.

En er is meer. Moderne VoIP-telefooncentrales maken naast telefonie ook integraties met andere applicaties mogelijk. Je kunt je telefonie in je CRM of ERP-systeem integreren, bijvoorbeeld. Zo kun je zowel mails, telefoontjes als chatsessies door hetzelfde systeem sturen.

• VoIP in je CRM integreren. Bij Dstny integreren we onze telefonie rechtstreeks in ons CRM-systeem: een grote meerwaarde voor onze helpdeskmedewerkers, die nu op basis van het telefoonnummer van de beller meteen diens gegevens te zien krijgen. Ze kunnen hem dan bij zijn naam aanspreken en zijn historiek bekijken.
• Helpdesk ticketing integreren. Bovendien kan je ook het ticketingsysteem van bijvoorbeeld je helpdesk integreren. Zo krijgt een beller die met een helpdeskmedewerker belde een ticketnummer. Toetst hij dit nummer in bij een volgende gesprek in het menu? Dan stuurt het telefoonsysteem het gesprek onmiddellijk naar de medewerker die zijn probleem behandelt.

VoIP staat op het punt de klassieke telefonie te vervangen. In Noord-Europa en Nederland gebeurde dat al grotendeels. Frankrijk en België schakelen ook meer en meer over. En terecht. Voice over IP biedt bedrijven immers de voordelen van de flexibiliteit die ze nu zo nodig hebben. En met de recente technologische evolutie is er geen kwalitatief verschil meer tussen klassieke telefonie en Voice over IP. De VoIP-providers bouwen standaard enkele ‘quality of service’-mechanismes op hun internetlijnen in die de geluids- en netwerkkwaliteit op elk moment gegaranderen.

Het is duidelijk: VoIP maakt het (bedrijfs-)leven efficiënter en sneller. Dankzij VoIP wordt telefonie een alsmaar kleinere schakel in een groter communicatiesysteem, waarbij de grens tussen verschillende applicaties steeds meer vervaagt.